Закупка канцтоваров заказчиками проводится регулярно, поскольку товары этой группы необходимы в работе ежедневно, и многие из них расходуются в большом количестве. Закупка канцтоваров в рамках 44-ФЗ проходит по особым правилам, с обоснованием ее целесообразности, кроме того, прописывается точное техническое задание.
Приобретение ряда товарных позиций можно оформлять электронным способом, канцтовары включены в этот перечень. Вышеуказанный закон позволяет осуществлять закуп разными методами. Но, как правило, товары канцелярской группы приобретают без проведения конкурса и у одного поставщика. Этот способ закупки именуют неконкурентным.
КОГДА ПРИМЕНЯЕТСЯ УПРОЩЁННАЯ ФОРМА
- Итоговая сумма контракта менее 100 тыс. руб., а объём расходов на эти цели за год составляет не более 5% или 2 млн. руб.;
- Контракт заключается с образовательными учреждениями с ценой менее 400 тыс. руб.;
- Конкурентные торги прошли, но процедуру признали недействительной по тем или иным причинам.
Как составлять ТЗ на приобретение канцтоваров для офиса
Если заказчик определился с требующимися товарными позициями и их количеством, можно составлять заявку на товары канцелярской группы, или техзадание. В «шапке» необходимо указать, для чего предназначаются закупаемые товары. Целью закупки можно, например, указать обеспечение гранта, удовлетворение управленческих либо хозяйственных нужд учреждения или предприятия. Обязательно прописывается наименование учреждения и ФИО должностного лица.
Заказчик должен составлять ТЗ внимательно и ответственно, так как участники проводимых тендеров нередко остаются недовольны качеством его оформления. Составить ТЗ можно, перечислив в нем только технические параметры либо назвав конкретную марку товара, а далее добавив «либо эквивалент»
ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ НА ЗАКУПКУ ОФИСНОЙ КАНЦЕЛЯРИИ
Обычно оно оформляется в виде таблицы, в которой указаны название изделия, закупаемое количество и дополнительные условия и характеристики. К примеру, блокнот, обложка из твердого однотонного картона, блок — белый офсет, плотность составляет не меньше 70г/м2 (клетка). Переплет — гребень из металла, формат листа — А4, число листов не меньше 60. Подобную информацию указывают по каждой товарной позиции.
Большинство компаний, реализующих канцтовары, облегчают задачу постоянным госзаказчикам, заранее подготавливая типовые формы-таблицы, в которых закупщику остается всего лишь галочками отметить требуемые товарные позиции и указать их количество.
Кроме того, обязательно указывается закупщиком точный адрес, по которому необходимо выполнить поставку "канцелярии". От участника, размещающего заказ, может потребоваться информация о товарном знаке изделий, предлагаемых к поставке. Нередко заказчики допускают типичную ошибку, а именно устанавливают в документах, подготовленных к торгам, требование о поставке им изделия точно указанной торговой марки, а в ТЗ это требование не конкретизируют либо просят сообщить только информацию о изготовителе товара. Это достаточно часто приводит к возникновению спорных ситуаций.
ОБОСНОВАНИЕ ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТИ ЗАКУПКИ КАНЦТОВАРОВ
Это делается одновременно с формированием и утверждением планов и планов-графиков закупок. Надо привести аргументы в защиту выбора указанных товарных позиций и цены контрактов. Обоснование излагается в специальной форме, где прописывается соответствие товаров, запланированных к покупке, мероприятиям различных госпрограмм либо функциям муниципального или государственного органа.
Пример обоснования:
Закупаем, предположим, канцтовары для Департамента культуры. Указываем, какие функции выполняет учреждение.
В форме есть пункт, где надо указывать название госпрограммы, в рамках которой совершается закупка. Если закупка осуществляется вне программы, пишем: «Непрограммная деятельность».
В пункте «обоснование соответствия функциям и полномочиям учреждения» пишем, что выбранные канцтовары требуются для нормальной работы отделов и управлений Департамента либо приобретаются для обеспечения его функционирования в рамках Уставной деятельности.
Бывает, заказчик приобретает канцелярские товары под какое-либо конкретное мероприятие. Продолжая рассматривать примеры из сферы культуры, предположим, что речь идет о мероприятии, проводимом в Областной библиотеке. В этом случае обоснование закупки можно сформулировать так: «Для проведения культурно-массового мероприятия «___», имеющего целью повышение имиджа учреждения, в соответствии с госзаданием».
Существует и форма обоснования, заполняемая при разработке плана-графика. В ней нужно обосновать стартовую цену контракта, методику выбора поставщика, а также указать особые требования к участникам закупки.